МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

 

ИНСТРУКЦИЯ

от 20 июня 1988 г. N 98

 

О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ ОРГАНАМИ

ПРОВЕРОК СОСТОЯНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

ПО ИСПОЛНЕНИЮ БЮДЖЕТОВ И СМЕТ РАСХОДОВ УЧРЕЖДЕНИЙ

 

I. Общие положения

 

1. Финансовые органы проводят проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджетов и смет расходов в нижестоящих финансовых органах, министерствах и ведомствах, управлениях (отделах) исполнительных комитетов краевых, областных, окружных, городских и районных Советов народных депутатов, бюджетных учреждениях, ведущих учет самостоятельно, централизованных бухгалтериях, исполнительных комитетах сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советов народных депутатов <*> в соответствии с настоящей Инструкцией.

--------------------------------

<*> В дальнейшем министерства и ведомства, управления (отделы) исполнительных комитетов краевых, областных, окружных, городских и районных Советов народных депутатов, бюджетные учреждения, ведущие учет самостоятельно, централизованные бухгалтерии будут именоваться учреждениями, исполнительные комитеты сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советов народных депутатов - сельскими Советами.

 

2. Основными задачами проверок являются контроль за выполнением действующих инструкций и указаний Министерства финансов СССР о ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности по исполнению бюджета и смет расходов учреждений, применение наиболее рациональных форм и методов учета на базе использования современной вычислительной техники, оказание необходимой методической и практической помощи, осуществление контроля за правильностью расходования бюджетных и внебюджетных средств, а также за сохранностью социалистической собственности.

3. Проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности проводятся работниками бухгалтерских служб финансовых органов. Эти проверки проводятся по годовому или квартальному плану финансового органа, утверждаемому руководителем финансового органа.

В плане указываются конкретные объекты проверок (финансовые органы, учреждения, централизованные бухгалтерии, сельские Советы), их количество, сроки и исполнители.

Включение в план объектов проверок производится в соответствии с годовым планом основных вопросов экономической и контрольной работы и указаниями директивных и вышестоящих органов, а также по усмотрению соответствующих финансовых органов на основе изучения отчетов и других данных о ходе исполнения бюджетов и отчетов об исполнении смет расходов, данных о состоянии дел по обеспечению сохранности средств и т.п.

При проведении контрольно-ревизионным аппаратом ревизий по исполнению бюджета в финансовых органах и сельских Советах, а также по исполнению смет расходов в централизованных бухгалтериях и учреждениях одновременно проверяется и состояние бухгалтерского учета и отчетности.

4. При получении данных о нарушениях в организации бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджета и смет расходов учреждений по усмотрению руководителя финансового органа могут проводиться внеплановые тематические проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности в финансовых органах, учреждениях и сельских Советах.

5. Перед каждой проверкой проверяющему необходимо ознакомиться в финансовом органе с утвержденными бюджетом и сметами расходов учреждений, отчетами об исполнении бюджета и смет расходов, актами ревизий и проверок и другими материалами, характеризующими состояние бухгалтерского учета и отчетности, а также с выполнением указаний и предложений по результатам предыдущей проверки.

6. При выявлении нарушений инструкций и указаний Министерства финансов СССР по вопросам бухгалтерского учета и отчетности проверяющий обязан установить причины нарушений и принять меры к их устранению.

7. При обнаружении злоупотреблений в использовании денежных средств и материальных ценностей проверяющий, не ожидая окончания проверок, докладывает об этом руководителю финансового органа, уполномочившему его на проведение проверки. В этих случаях должна быть назначена и проведена документальная ревизия всей финансово-хозяйственной деятельности проверяемого учреждения, сельского Совета. В необходимых случаях материалы о выявленных злоупотреблениях передаются следственным органам.

8. При проверке состояния бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджета в финансовых органах и исполнению смет расходов учреждений, централизованных бухгалтерий и сельских Советов следует выяснить:

имеется ли утвержденное в установленном порядке Положение о бухгалтерской службе и как оно выполняется;

выполняются ли главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) обязанности, возложенные Положением о главных бухгалтерах, по организации бухгалтерского учета и контролю за обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей;

установлены ли главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) служебные обязанности для работников бухгалтерии;

не возлагается ли на отдельных работников бухгалтерий, пользующихся правом подписи кассовых документов, выполнение обязанностей кассира;

обеспечены ли финансовые органы, учреждения и сельские Советы нормативными документами, учетными регистрами, бланками первичных бухгалтерских документов и отчетов;

наличие утвержденных в установленном порядке индивидуальных или общих (по однотипным учреждениям) смет расходов и имеются ли основания для внесения изменений в эти сметы;

своевременно ли представляются бухгалтерии все необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы и сведения;

ведутся ли все предусмотренные инструкциями и указаниями Министерства финансов СССР учетные регистры; правильность, своевременность и аккуратность записей операций в этих регистрах; соответствие остатков на начало года в учетных регистрах данным за предыдущей год; выведены ли итоги оборотов за месяц и в надлежащих случаях - с начала года, а также остатки по соответствующим субсчетам;

наличие подлинных документов, своевременность и правильность составления, оформления и соответствие их установленным формам; производится ли гашение всех документов, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документов, послуживших основанием для начисления заработной платы, штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года);

соблюдается ли установленный порядок исправления ошибок в первичных документах, поступающих в бухгалтерию, в учетных регистрах, а также машинограммах;

правильно ли оформлены и составлены мемориальные ордера - накопительные ведомости;

составляются ли для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом, ежемесячно, а по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам - ежеквартально;

соответствуют ли итоги оборотов и остатки по каждой группе аналитических счетов оборотных ведомостей итогам оборотов и остаткам этих субсчетов книги "Журнал-главная";

соблюдаются ли периодичность и порядок проведения инвентаризации в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР;

правильно ли составляются и оформляются инвентаризационные описи (сличительные ведомости) и протоколы инвентаризационных комиссий; своевременно ли утверждаются в установленном порядке материалы по инвентаризации и отражаются результаты инвентаризации в бухгалтерском учете; относятся ли выявленные суммы недостач и хищений на счета виновных лиц и осуществляется ли контроль за взысканием недостач с этих лиц;

выполняются ли предложения по результатам предыдущих проверок состояния бухгалтерского учета и отчетности;

соблюдаются ли установленные правила хранения в бухгалтерии первичных документов, учетных регистров и других бухгалтерских документов текущего года и за прошлые годы до передачи их в архив.

 

II. Проверка в финансовых органах

 

9. До начала проверки проверяющий обязан ознакомиться с объемом работы бухгалтерской службы, с планом проверок и ревизий нижестоящих финансовых органов, учреждений и сельских Советов, наметить конкретные объекты (нижестоящие финансовые органы, учреждения, сельские Советы), в которых должна проводиться проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности.

10. При проверках необходимо установить:

осуществляется ли контроль за своевременным обеспечением в установленном порядке министерствами и ведомствами, управлениями (отделами) исполкомов краевых, областных, городских (городов республиканского союзной республики подчинения) Советов народных депутатов, подведомственных им учреждений и централизованных бухгалтерий инструкциями и указаниями, регистрами бухгалтерского учета и бланками бухгалтерской документации и отчетности;

организуются ли совещания и семинары с руководителями бухгалтерских служб нижестоящих финансовых органов, учреждений и сельских Советов по изучению и применению инструкций и указаний по организации бухгалтерского учета, его механизации (автоматизации), составлению бухгалтерской отчетности, дальнейшему совершенствованию бухгалтерского учета и усилению его контрольных функций и по вопросам рассмотрения материалов проверок;

оказывается ли финансовым органам помощь соответствующим учреждениям и сельским Советам в проведении подготовки и переподготовки бухгалтерских работников;

осуществляется ли контроль за проведением министерствами и ведомствами, управлениями (отделами) исполкомов Советов народных депутатов работ по дальнейшей централизации бухгалтерского учета и внедрению средств механизации (автоматизации) и других мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета. При этом необходимо установить, какие учреждения не охвачены централизованным учетом, указав основные причины, сдерживающие дальнейшую централизацию учета;

оказывается ли помощь нижестоящим финансовым органам, учреждениям и сельским Советам в организации и ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности;

правильно ли давались проверяемым финансовым органом письменные разъяснения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности об исполнении бюджета и смет расходов;

выполняются ли планы проведения проверок состояния учета и отчетности, механизации (автоматизации) учетно-вычислительных работ в учреждениях, сельских Советах и нижестоящих финансовых органах, а также соблюдаются ли установленные периодичность и сроки проверок.

При ознакомлении с материалами произведенных финансовым органом проверок обращается особое внимание на правильность их составления и оформления;

обобщаются ли материалы проверок и разрабатываются ли мероприятия по улучшению бухгалтерского учета и составлению отчетности, обсуждаются ли результаты проверок на коллегии или у руководителя финансового органа;

докладывается ли финансовым органом Совету Министров автономной республики или соответствующему исполкому Совета народных депутатов о состоянии бухгалтерского учета и дальнейшем его совершенствовании;

принимает ли проверяемый финансовый орган участие в социалистическом соревновании и смотрах за образцовую постановку бухгалтерского учета, а также в организации и проведении смотров за лучшую постановку учета в учреждениях и сельских Советах;

регулярно ли проводятся заседания Методологического совета (секции) по бюджетному учету, какие вопросы на них рассматриваются. Роль Методологического совета (секции) в организации обмена опытом по дальнейшему совершенствованию бухгалтерского учета.

11. При проверке учета операций, связанных с исполнением бюджета, следует установить:

по движению средств, находящихся на счетах финансового органа в специализированном банке, какие текущие счета открыты финансовому органу в банке, а также соответствие данных, приведенных в выписках банка из указанных счетов, с записями в учетных регистрах;

во всех ли случаях перечисление с текущего счета (основного) местного бюджета производилось в соответствии с установленными правилами и не было ли выдачи наличных денег с этого счета, кроме возврата по чекам финансового органа отдельным гражданам налогов и сборов, излишне внесенных ими в доход бюджета;

по доходам - правильно ли отражены поступавшие средства по соответствующим подразделениям бюджетной классификации в книге учета доходов или машинограмме; производится ли ежемесячная сверка данных бухгалтерской службы финансового органа о поступивших и возвращенных доходах по каждому виду платежа с данными учета по государственным доходам, а по отчислениям от государственных налогов и доходов - с данными отчетности банка; нет ли случаев зачисления сумм доходов, не принадлежащих данному бюджету, и зачисления в доходы бюджета (субсчет 040) сумм, подлежащих учету по счету "Невыясненные поступления" (субсчет 041);

какие чековые книжки (расчетные, именные) применяются в финансовом органе по возврату плательщикам излишне поступивших доходов, порядок их хранения и оформления (нет ли случаев подписания должностными лицами незаполненных чеков). Правильность оформления заключений о возврате или зачете доходов, соответствие выплаченных сумм по чекам, заключениям о возврате доходов, а также выпискам по счетам банка;

по расходам - правильность отнесения расходов на соответствующие подразделения бюджетной классификации, соответствие их данным отчетов распорядителей кредитов, отчетов банков по финансированию капитальных вложений и других мероприятий, а также платежных поручений финансового органа на оплату расходов бюджета по финансированию предприятий (объединений) непосредственно с текущего счета (основного) местного бюджета;

по взаимным расчетам и краткосрочным ссудам - правильность отражения операций по взаимным расчетам и краткосрочным ссудам в книге их учета или машинограмме, погашение в установленные сроки задолженности, своевременность высылки финансовым органом уведомлений о взаимных расчетах;

по учету ассигнований из бюджета, их изменений и перечисления средств с текущего счета (основного) местного бюджета на текущие счета распорядителей кредитов, а также открытия кредитов на капитальные вложения - наличие в бухгалтерской службе утвержденной росписи бюджета (или выписки из этой росписи) с поквартальным распределением доходов и расходов;

какие текущие счета открыты главным распорядителям кредитов в банках и соблюдается ли действующий порядок финансирования учреждений через главных распорядителей кредитов, своевременно ли перечисляются средства на их текущие счета;

осуществляется ли финансирование (перечисление средств) из бюджета в пределах ассигнований, предусмотренных в поквартальном распределении годовой росписи (с учетом изменений, внесенных в установленном порядке в процессе исполнения бюджета) с учетом своевременного обеспечения средствами плановых расходов учреждений;

правильно и своевременно ли производятся записи в книге текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов или машинограмме открытых кредитов на финансирование капитальных вложений и других мероприятий по расходным расписаниям - планам финансирования (ф. 12) на забалансовом счете 140, денежных средств на финансирование капитальных вложений, находящихся в специализированных банках, на субсчете 013, кассовых расходов - на субсчете 020, имея в виду, что учет ведется по каждому банку общими суммами без распределения по подразделениям бюджетной классификации;

по заключению счетов текущего учета - правильность записей бухгалтерских операций по счетам баланса и, в частности, необходимо выяснить, не списывается ли на результаты исполнения бюджета задолженность по взаимным расчетам между бюджетами и краткосрочным бюджетным ссудам, а также задолженность республиканскому бюджету союзной республики по излишне зачисленным в нижестоящие бюджеты суммам отчислений от государственных налогов и доходов.

Кроме того, проверяется правильность и своевременность записей операций в течение года по субсчету 090 "Результаты исполнения бюджета" в книге текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов или машинограмме.

12. Проверяя периодическую и годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении бюджетов и смет расходов учреждений, следует установить:

утверждены ли руководителем проверяемого финансового органа сроки представления бухгалтерской отчетности нижестоящими финансовыми органами, учреждениями и сельскими Советами;

правильно составлена и своевременно ли представлена нижестоящими финансовыми органами, учреждениями и сельскими Советами периодическая и годовая отчетности в установленном объеме и по формам за соответствующими подписями;

ведется ли регистрация получения отчетов в соответствии с установленными сроками от нижестоящих финансовых органов, учреждений и сельских Советов и какие принимаются меры в случае их непредставления в срок;

участие финансового органа в рассмотрении учреждениями годовых отчетов подведомственных им учреждений;

своевременно ли рассматривается финансовым органом получаемая отчетность от нижестоящих финансовых органов, учреждений и сельских Советов; составляются ли в необходимых случаях заключения и разрабатываются ли предложения по устранению выявленных недостатков, улучшению работы, укреплению бюджетной дисциплины, повышению качества учета и отчетности.

13. При проверке сводной отчетности об исполнении бюджета, представляемой вышестоящему финансовому органу, установить:

своевременность и правильность составления проверяемым финансовым органом сводных отчетов; соответствие данных сводных отчетов данным учета исполняемого им бюджета, отчетов учреждений, отчетов банков по финансированию капитальных вложений и других мероприятий, а также отчетов об исполнении бюджетов, входящих в состав этого бюджета;

выполнение финансовым органом предложений, получаемых от вышестоящего финансового органа, по рассмотрению отчетов за предшествующие отчетные периоды;

согласованность взаимосвязанных показателей, приведенных в отдельных формах, между собой и с балансом, а также правильность арифметических подсчетов; соответствие остатков средств на начало года остаткам на конец года по отчету об исполнении бюджета за предыдущий год;

соответствие сумм отчислений от государственных налогов и доходов в республиканские бюджеты автономных республик и местные бюджеты по отчету соответствующего финансового органа данным банка;

соответствие данных о средствах, полученных от вышестоящего бюджета и переданных вышестоящему бюджету, а также об излишках доходов, перечисленных в вышестоящий бюджет, показанных в отчетах нижестоящих финансовых органов, данным сверки указанных расчетов с вышестоящим финансовым органом.

14. Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности об исполнении смет расходов на содержание аппарата финансового органа производится в порядке, изложенном в пунктах 15 - 21 настоящей Инструкции.

 

III. Проверка в учреждениях, централизованных

бухгалтериях и сельских Советах

 

15. При проверке учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей следует установить:

все ли материальные ценности находятся на ответственном хранении лиц, назначенных приказом руководителя учреждения; наличие письменных договоров о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с действующим порядком;

имеются ли у материально ответственных лиц учетные регистры (ф. ф. ОС-13, ф. М-17) и своевременность записей в них;

соблюдается ли порядок выдачи и учета доверенностей на получение материальных ценностей;

правильно ли ведется учет материальных ценностей (материально ответственными лицами и в бухгалтерии) и оформляются документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада; осуществляется ли контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, и сверяются ли записи бухгалтерии по учету материалов с записями, ведущимися на складе;

своевременно ли и полностью оприходованы материальные ценности, поступившие в порядке централизованного снабжения за счет средств бюджета, и соблюдается ли установленный порядок учета этих ценностей;

представляются ли в бухгалтерию документы материально ответственными лицами в установленные для них сроки;

правильность составления и оформления накопительных ведомостей по выбытию и перемещению основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, по приходу и расходу продуктов питания, по расходу материалов, а также списания топлива, горючего, смазочных и других материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Кроме того, по основным средствам выборочно проверяется правильность: отнесения ценностей к основным средствам по соответствующим субсчетам и группам; списания пришедших в негодность основных средств; безвозмездных передач основных средств другим учреждениям или реализации этих средств; ведения карточек по учету основных средств (ф. ОС-6, ОС-8 и ОС-9), а также регистрация этих карточек в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. ОС-10). Следует проверить, присваиваются ли инвентарные номера объектам (предметам) и маркируется ли специальным штампом несмывающейся краской мягкий инвентарь, а также наличие технической и другой документации по объектам (предметам) основных средств.

16. При проверке учета ассигнований, кассовых и фактических расходов установить:

правильность ведения учета ассигнований, кассовых и фактических расходов по соответствующим подразделениям бюджетной классификации (разделам, параграфам и статьям) и своевременность записей их в учетных регистрах;

правильность определения сумм экономии за год против установленных норм ассигнований по смете расходов бюджетного учреждения при условии выполнения показателей деятельности;

нет ли случаев, когда кассовые расходы по отдельным подразделениям бюджетной классификации превышали бы суммы ассигнований, предусмотренные сметами расходов с учетом изменений, внесенных в течение года, а также неправильного отнесения кассовых и фактических расходов на соответствующие подразделения бюджетной классификации.

17. При проверке учета средств, находящихся на бюджетных (текущих) счетах (по финансированию за счет бюджета и по внебюджетным средствам), а также в кассе учреждений, необходимо установить:

правильность открытия в учреждении банка бюджетных (текущих) счетов и ведения операций по ним; соответствие записей по движению средств на этих счетах данным выписок банка;

соблюдение действующих Правил ведения кассовых операций в народном хозяйстве и, в частности, правильность ведения кассовой книги, своевременность передачи кассиром в бухгалтерию в качестве отчета второго отрывного листа (копии записей в кассовой книге) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге; не было ли случаев выдачи денег из кассы под расписки отдельных лиц и хранения в кассе денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению; производятся ли ежемесячно внезапные ревизии кассы, составляются ли акты по результатам ревизии; ведется ли журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; на кого выписываются чеки на получение денег в банке и на кого возложена выплата заработной платы работникам учреждений; делается ли кассиром в платежной ведомости против фамилии лиц, у которых заработная плата (оплата труда), пособия по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком, стипендии остались неполученными, отметка "Депонировано"; составляется ли реестр депонированных сумм; делается ли в конце ведомости надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме, подлежащей депонированию, и скрепляется ли эта надпись подписью кассира.

По операциям, связанным с приемом и выдачей из кассы различных денежных документов (оплаченные талоны на бензин и масла, талоны на питание, полученные извещения на почтовые переводы и др.), проверяется правильность их оформления;

правильность ведения накопительных ведомостей по кассовым операциям, по движению средств на бюджетных (текущих) счетах, а также на текущих счетах внебюджетных средств.

18. При проверке учета средств, находящихся в расчетах, следует, в частности, установить:

причины образования дебиторской и кредиторской задолженности; сроки возникновения задолженности по каждому дебитору и кредитору, реальность дебиторской и кредиторской задолженности и какие меры принимались к ее взысканию (погашению). При этом необходимо иметь в виду, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, числящейся на балансе, по которым истек срок исковой давности, подлежат взносу в доход соответствующего бюджета, а суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, списываются с разрешения руководителя учреждения на уменьшение финансирования.

Кроме того, необходимо проверить по расчетам:

с подотчетными лицами - соблюдение порядка выдачи авансов под отчет (оформляются ли выдачи авансов заявлениями получателей и другими документами с указанием назначения аванса, имеются ли на них распорядительные надписи руководителя учреждения); нет ли случаев выдачи авансов рабочим и служащим в счет заработной платы и лицам, не работающим в проверяемом учреждении, выдач повторных авансов без представления отчета об израсходовании ранее полученного аванса, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возврата остатка неиспользованного аванса; утверждение руководителем учреждения авансовых отчетов, а также правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами;

по недостачам - своевременность взыскания сумм выявленных недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, а также потерь от порчи этих ценностей, отнесенных на счет виновных лиц, и какие принимаются меры к устранению условий, способствующих образованию недостач и хищений.

При проверке особое внимание обратить на списание сумм задолженности как безнадежной к взысканию вследствие неплатежеспособности должников и на отражение списанной задолженности на забалансовом счете для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения этих должников. Правильность применения коэффициентов в случаях взыскания с виновных лиц ущерба, причиненного хищением, недостачей или утратой материальных ценностей;

по социальному страхованию - полноту и своевременность начисления страховых взносов со всех сумм заработной платы рабочих и служащих штатного персонала и на оплату труда лиц, не состоящих в штате данного учреждения, а также отнесение на расчеты с профсоюзами начисленных пособий рабочим и служащим по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком до достижения им возраста одного года, выплаченных пенсий и других выплат за счет средств государственного социального страхования; своевременность расчетов с профсоюзом;

по специальным видам платежей - своевременность и правильность начисления и внесения платы родителями за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и за содержание детей дошкольного возраста в школах - детских садах, за обучение детей в музыкальных школах-семилетках, за содержание воспитанников в школах-интернатах, за питание детей в интернатах при школах, а также за питание, получаемое рабочими и служащими по месту их работы в тех учреждениях, в которых разрешено питание работников за плату в случаях отсутствия предприятий общественного питания в местах расположения этих учреждений. Правильность ведения учетных регистров по этим расчетам;

по платежам в бюджет - своевременность и полноту отражения в учете удержанных с рабочих, служащих и стипендиатов налогов, поступлений платы родителей за содержание детей в школах-интернатах, невостребованных сумм кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, сумм по выявленным недостачам и хищениям; своевременность перечисления этих сумм в доход бюджета;

по расчетам с депонентами - своевременность и правильность отражения в учете сумм заработной платы рабочих и служащих и стипендий студентов, аспирантов и учащихся, не полученных в течение установленного срока, а также выплаченных депонентских сумм;

с прочими дебиторами и кредиторами - своевременность взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности (нет ли случаев пропуска срока исковой давности и необоснованного списания задолженности), проведение взаимных сверок расчетов с учреждениями и организациями; правильность ведения учета этих расчетов;

с рабочими и служащими и со стипендиатами - правильность начисления заработной платы рабочим и служащим штатного персонала и на оплату труда лиц, не состоящих в штате данного учреждения, премий, пособий по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком до достижения им возраста одного года, стипендий студентам, аспирантам и учащимся; своевременность выплаты указанных сумм; правильность оформления платежных и расчетно-платежных ведомостей;

имеется ли на этих ведомостях разрешение на выплату заработной платы, подписанное руководителем учреждения и главным бухгалтером. В централизованных бухгалтериях разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером в платежной ведомости (обложке) ф. 427; ведутся ли карточки-справки ф. 417 или другой установленной формы для получения сведений о заработной плате; подшиваются ли листки по временной нетрудоспособности в отдельную папку, нумеруются ли они в хронологическом порядке с начала года и проставляются ли на них номера расчетно-платежных ведомостей, в которые они включены для начисления;

правильность оформления необходимых для начисления заработной платы документов (приказы по учреждению о зачислении, увольнении и перемещении работников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и др.);

с рабочими и служащими по безналичным перечислениям - своевременность и правильность отражения в учете сумм, удержанных из заработной платы по исполнительным листам и другим документам (за товары, проданные в кредит, по перечислениям на счета по вкладам в сберегательные кассы, взносы по договорам личного страхования, погашение ссуд членов садоводческих товариществ), а также своевременность расчетов по этим удержаниям.

19. По учету исполнения смет по специальным (внебюджетным) средствам и средствам самообложения проверяются:

правильность образования таких средств, наличие утвержденной сметы, не было ли случаев незаконного использования специальных средств на расходы, предусмотренные сметой по бюджету, или бюджетных средств на мероприятия, предусмотренные по смете специальных средств, своевременность перечисления в доход бюджета сумм превышения доходов над расходами, предусмотренных по смете специальных средств;

правильность ведения учета операций по исполнению смет по специальным средствам, сумм по поручениям и прочих внебюджетных средств, а также средств самообложения.

20. При проверке бухгалтерского учета в централизованных бухгалтериях, кроме того, необходимо выяснить:

сохранены ли за руководителями учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, права распорядителей кредитов; не производится ли оплата расходов за счет предусмотренных ассигнований по смете без разрешения руководителя соответствующего обслуживаемого учреждения; подписываются ли ведомости по заработной плате и утверждаются ли руководителями таких учреждений авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями;

производится ли централизованной бухгалтерией контроль за сохранностью материальных ценностей непосредственно в обслуживаемых учреждениях, участвуют ли работники централизованной бухгалтерии в комиссиях по инвентаризации материальных ценностей и их списанию, а также в проведении в установленном порядке документальных ревизий в подведомственных учреждениях;

осуществляется ли контроль за исполнением смет расходов, правильной постановкой бухгалтерского учета и составлением отчетности в учреждениях, ведущих учет самостоятельно, своевременно ли осуществляется финансирование этих учреждений;

участвуют ли работники централизованной бухгалтерии в социалистическом соревновании и в смотрах за образцовую постановку бухгалтерского учета и составления отчетности.

21. При рассмотрении в проверяемом учреждении бухгалтерской периодической и годовой отчетности об исполнении смет расходов следует проверить:

правильность составления отчетности в объемах и по формам, установленным Министерством финансов СССР;

правильность и полноту заполнения показателей, предусмотренных в формах отчетности, согласованность взаимосвязанных показателей, приведенных в отдельных формах, между собой и с балансом, а также правильность арифметических подсчетов;

соответствие данных, приведенных в формах отчетности об исполнении смет расходов, данным синтетического и аналитического учета, плановых показателей - утвержденным сметам с учетом всех изменений, оформленных в установленном порядке, а показателей по сети, штатам и контингентам - фактическому состоянию на отчетную дату;

своевременность представления отчетности вышестоящему распорядителю кредитов;

выполнение предложений и указаний вышестоящего распорядителя кредитов по итогам рассмотрения ранее представленных отчетов.

22. Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности об исполнении смет расходов по бюджету в министерствах, ведомствах и управлениях (отделах) исполкомов Советов народных депутатов проводится аналогично порядку, изложенному в пунктах 15 - 21.

Кроме того, проверяется:

правильность и своевременность финансирования подведомственных учреждений, а также порядок ведения аналитического учета расчетов по финансированию этих учреждений;

осуществление руководства организацией бухгалтерского учета, составление отчетности и контроля за правильностью исполнения смет расходов в подведомственных учреждениях;

наличие планов ревизий и проверок, их выполнение, какие давались указания по устранению ранее выявленных недостатков;

правильность разъяснений и указаний подведомственным учреждениям по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности;

проводятся ли семинары (совещания) с главными бухгалтерами и другие мероприятия по повышению их квалификации и осуществляется ли подготовка и переподготовка работников централизованных бухгалтерий;

установлены ли сроки представления периодической и годовой отчетности об исполнении смет расходов для подведомственных учреждений, ведущих учет самостоятельно, и ведется ли регистрация представления отчетности;

своевременно ли представляется подведомственными учреждениями отчетность, посылаются ли указания и предложения по итогам рассмотрения отчетности подведомственных учреждений, установлен ли контроль за выполнением этих предложений;

своевременно ли рассматриваются и утверждаются бухгалтерские отчеты и балансы подведомственных учреждений, а также принимаются ли необходимые меры по улучшению их деятельности;

правильность составления сводных отчетов и своевременность представления этих отчетов финансовому органу, выполнение предложений финансового органа по результатам рассмотрения сводных отчетов об исполнении смет расходов.

23. При проверке в централизованных бухгалтериях и исполкомах сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения Советов народных депутатов) состояния бухгалтерского учета исполнения бюджета необходимо, в частности, установить:

при проверке учета денежных средств, находящихся на текущих счетах и в кассе сельского, поселкового и городского (городов районного подчинения) Советов народных депутатов:

правильность открытия в учреждении банка текущих счетов - для средств бюджета, самообложения (только по сельским Советам), специальных и других внебюджетных средств, для сумм по поручениям (кроме городов районного подчинения);

открыты ли в соответствии с действующим порядком отдельные текущие счета по финансированию капитальных вложений;

не перечислялись ли средства с текущих счетов по специальным средствам и сумм по поручениям на текущий счет по бюджету или с текущего счета по бюджету на текущие счета по специальным средствам и сумм по поручениям, за исключением средств фонда всеобуча и средств, предусмотренных по бюджету на питание детей в интернатах при школах, и возмещения расходов по оказанным услугам, ранее оплаченным с текущего счета для специальных средств;

соответствие остатков денежных средств, находящихся в кассе и на текущих счетах, записям в соответствующих учетных регистрах;

соответствие записей по движению средств на текущих счетах данным выписок учреждения банка из текущих счетов;

соблюдается ли предусмотренный Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве порядок приема, хранения и выдачи из кассы и своевременность внесения на текущие счета в учреждение банка денежной наличности, превышающей установленный лимит, при этом следует иметь в виду, что исполкомы сельских Советов народных депутатов имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных им лимитов только для выплаты заработной платы, пенсий и пособий в течение 5 дней, включая день получения денег в учреждении банка;

правильность приема денег от населения в уплату неналоговых платежей (самообложение, госпошлина, спецсредства и др.);

снабжают ли финансовые органы сельские Советы квитанционными книжками; ведется ли учет сельским Советом поступления и расходования квитанционных книжек на последней странице книги текущих счетов и расчетов ф. 292;

при проверке учета доходов:

соответствие записей в книге доходов данным документов по доходам (копиям платежных документов с отметкой учреждения банка, копиям квитанций по доходам, поступающим в кассу сельского Совета, и выпискам из ведомостей отчислений сумм доходов в местные бюджеты, и выпискам учреждения банка по текущему счету); соблюдение установленного порядка возврата плательщикам неправильно или излишне внесенных доходов на текущие счета бюджетов сельских Советов, отражается ли возврат сумм доходов в книге "Журнал-главная" и в книге доходов ф. 16.

В книге доходов проверяется правильность записей назначений по каждому виду доходов (подразделению бюджетной классификации) по утвержденному бюджету на год и изменений, внесенных в процессе исполнения бюджета;

правильность записей в книге "Журнал-главная" (общей суммой) и в книге доходов - по подразделениям бюджетной классификации (разделам, главам, параграфам);

при проверке краткосрочных ссуд, полученных сельским бюджетом из вышестоящего бюджета, обращается внимание на правильность отражения этих сумм в учетных регистрах и своевременность их погашения;

при проверке результатов исполнения сельского бюджета за год (остатков бюджетных средств на начало следующего года) следует установить правильность отражения записей заключительных оборотов по субсчетам 900, 730, 407, 207 и соответствие кредитового остатка по субсчету 900 на конец года сумме остатков по субсчетам 107, 108, 120, 133, а по простой системе - отражение аналогичных записей в книге "Журнал-главная", при этом имея в виду, что сумма остатка на конец года по графе 11 должна равняться сумме остатков по графам 4 и 6 этой книги и суммам в пути;

при проверке отчетности об исполнении бюджета и по средствам самообложения:

соответствие данных баланса исполнения бюджета данным книги "Журнал-главная" и оборотных ведомостей (при ведении учета по двойной системе);

соответствие показанных в отчетах данных о поступивших доходах, произведенных расходах, остатках денежных средств и материальных ценностей данным учетных регистров;

своевременность представления финансовому органу по установленным формам периодической и годовой отчетности.

 

Проверка состояния механизации (автоматизации)

бухгалтерского учета и составления отчетности

 

24. При проверке состояния механизированной обработки учетных и других работ в финансовых органах следует выяснить:

наличие плана мероприятий по внедрению комплексной механизации (автоматизации) бухгалтерского учета и договора с вычислительной установкой;

кем осуществляется руководство работой по механизации учета и какой вычислительной установкой выполняются вычислительные работы;

какой счетной техникой оснащен проверяемый финансовый орган и как осуществляется контроль за рациональным использованием вычислительной техники;

правильность составления и оформления машинограмм вычислительной установкой;

по каким проектам ведутся разработки, с кем эти проекты согласованы;

соблюдаются ли установленные прейскуранты и договорные обязательства на выполнение учетно-вычислительных работ;

пользуется ли проверяемый финансовый орган услугами вычислительной установки системы Госкомстата СССР или других ведомств;

проводится ли экономическая учеба с работниками бюджетного учета финансового органа по вопросам бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

При проверке состояния механизации (автоматизации) бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии следует установить:

кем и когда утвержден план механизации бухгалтерского учета;

какое количество учреждений обслуживает централизованная бухгалтерия и охвачено механизированным учетом;

заключен ли централизованной бухгалтерией договор с вычислительной установкой (вычислительным центром) на выполнение работ, выполняются ли условия договора по срокам, качеству и стоимости; предусматриваются ли в договорах взаимные штрафные санкции и применяются ли они в практике взаимоотношений централизованной бухгалтерии и вычислительной установки при невыполнении ими условий договора;

имеются ли в централизованной бухгалтерии межотраслевые типовые проектные решения по комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением электронных вычислительных машин, утвержденные Госкомстатом СССР по согласованию с Министерством финансов СССР. Какие возникли в процессе внедрения механизации учета отклонения от этих проектов, чем они вызваны и кто их санкционировал;

какие разделы учета (труд и заработная плата; расчеты по специальным видам платежей; продукты питания; материальные ценности, финансово-расчетные операции, кассовые и фактические расходы и сводный синтетический учет) обрабатываются вычислительной установкой;

какие конкретно принимаются меры для внедрения комплексной механизации (автоматизации). Не ведется ли в бухгалтериях параллельный учет по участкам, передаваемым на механизацию;

составляются и соблюдаются ли графики сроков сдачи бухгалтерских документов централизованной бухгалтерией; причины нарушения графиков. Наличие журнала регистрации сдачи и получения документов;

перечень машинограмм, получаемых от вычислительной установки, по каждому разделу учета. Соблюдается ли выпуск программных машинограмм, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями, с применением электронных вычислительных машин (ЭВМ); правильность составления и оформления машинограмм вычислительной установкой;

оформляются ли протоколы ошибок, обнаруженных в машинограммах, и какие меры принимаются по недопущению их в дальнейшем;

причины, сдерживающие комплексную механизацию (автоматизацию) бухгалтерского учета, и принимаемые меры по их устранению. Имели ли место случаи отказа от обслуживания централизованной бухгалтерии вычислительной установкой и мотивы отказа;

как определяется стоимость выполняемых вычислительной установкой работ и единица измерения, принимаемая за основу при выписке счета на оплату (машино-час, средняя стоимость одного дня и др.);

правильность составления калькуляций, приложенных к договору. Соответствие стоимости работ по счетам расчетным калькуляциям по каждому разделу учета. Привести данные о выявленных переплатах за выполненные работы против действующих нормативов.

 

IV. Оформление результатов проверок

 

25. По результатам проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности об исполнении бюджета и смет расходов учреждений составляется справка, в которой излагаются факты и данные, выявленные на основании проверенных бухгалтерских документов, учетных регистров и других материалов в финансовом органе, в учреждениях и в сельских Советах.

Проверки, произведенные в финансовых органах, учреждениях и сельских Советах, оформляются отдельными справками, факты которых должны включаться в справку проверки соответствующего вышестоящего органа.

Если проверка учета и отчетности проводится одновременно с ревизией работы финансового органа и сельского Совета, результаты проверки включаются в акт ревизии отдельным разделом.

26. В справке следует указать:

проделанную работу по совершенствованию бухгалтерского учета;

общие данные, характеризующие объем работы по учету и отчетности проверяемого учреждения, сельского Совета и финансового органа;

недостатки, выявленные при проверке, в организации работы по бухгалтерскому учету и отчетности; установленные факты нарушений законодательства, инструкций и других документов по ведению бухгалтерского учета и случаи необеспеченности сохранности государственных средств с указанием лиц, допустивших такие нарушения.

27. Справка подписывается лицом, производившим проверку, руководителем и главным бухгалтером проверяемого учреждения, сельского Совета, финансового органа. В необходимых случаях к справке могут прилагаться объяснения должностных лиц, достоверность которых следует проверить. Один экземпляр подписанной справки вручается руководителю проверяемого учреждения.

28. По результатам проверки проверяющий докладывает руководителю соответствующего финансового органа и на основании материалов проверок принимаются меры к устранению выявленных нарушений и недостатков.

29. Финансовым органом, назначившим проверку, в случаях выявления недостатков в организации и ведении бухгалтерского учета, составлении отчетности, необеспечения сохранности денежных средств, материальных ценностей и других недостатков должны быть после окончания проверки в десятидневный срок разработаны мероприятия и даны указания проверенному финансовому органу по устранению вскрытых недостатков и при необходимости направлены письма соответствующим министерствам и ведомствам, управлениям (отделам) краевых, областных, окружных, городских и районных исполнительных комитетов Советов народных депутатов. В необходимых случаях по результатам проверок представляются в Совет Министров автономной республики, исполнительный комитет краевого, областного, окружного, городского, районного Совета народных депутатов доклады с конкретными предложениями по совершенствованию бухгалтерского учета.

30. Результаты проверок обсуждаются на коллегиях, служебных и производственных совещаниях. Главные бухгалтеры финансовых органов должны изучать и анализировать недостатки в организации бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджета и смет расходов учреждений, разрабатывать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджета и смет расходов учреждений.

31. Справки проверок и все относящиеся к ним материалы хранятся в отдельных делах бухгалтерии финансового органа. Главный бухгалтер осуществляет контроль за выполнением предложений по результатам проверок.

 

* * *

 

Считать утратившим силу письмо Министерства финансов СССР от 31 января 1979 г. N 12 "О порядке проведения финансовыми органами проверок состояния бухгалтерского учета и отчетности об исполнении государственных бюджетов автономных республик, местных бюджетов и смет расходов учреждений, состоящих на бюджете".

 

Заместитель Министра финансов СССР

В.Г.ПАНСКОВ

 

Начальник Центральной бухгалтерии

по Государственному бюджету СССР

В.П.НЕФЕДОВ